Como escrever um e-mail profissional

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Me pergunto se as crianças hoje em dia têm aulas de como escrever e-mails do mesmo jeito que eu tinha de redação. Provavelmente não, mas acho que vale um aprendizado de como escrever um e-mail profissional.

Despedida

Lição número um: não manda beijo, gente. Brasileiro é um povo amistoso, mas é demais ter que mandar beijo (pro meu pai, pra minha mãe e pra você?), ou os variantes “bjo” e “bjs”. Se for um e-mail pessoal, acho válido, mas e-mail comercial com beijo no final sempre me deixa constrangida. Acho engraçado também quem não quer se passar por íntimo e manda “abraços”, (freio) “abs”, “abçs”. Próximo passo vão ser os abreijos, aposto.

Eu mudo de assunto. Invariavelmente agradeço, terminando o e-mail com um simples “obrigada”. Ou então “atenciosamente” – até abuso e na pressa mando um “Att”. “Saudações” eu não curto. Me remete a telegrama (SDS PT), sem contar que a abreviatura é como eu me refiro a saudades em linguagem da internet.

Linguagem de internet não!

Grande perigo, aliás, usar linguagem de internet em e-mails profissionais. Suicídio social equivalente só seu e-mail adolescente do bol no diminutivo. Quem trabalha com idiomas, ainda por cima, tem a obrigação moral de escrever bem. Por isso que eu sou cheia de dedos ao escrever e-mails em inglês.

Tenho notado pela minha experiência com clientes estrangeiros que o comum é terminar os emails com “Regards“: sozinho, “Best Regards“, “Kind Regards“. Acho que é a melhor opção para inglês internacional (os “Yours Sincerely“, “Sincerely” e “Yours Faithfully” que aprendi na escola hoje em dia me soam extremamente britânicos, apesar de serem usados). Minha estratégia de agradecer funciona igualmente em inglês e é sempre bom colocar um “please” sempre que der. Galera adora um “please“, dá uma suavizada no discurso. Tá tudo aqui, segundo recomendações do grammar.com e da Oxford University Press.

Forma de tratamento

Outra dúvida que sempre me acomete é a forma de tratamento. Quando um cliente te aborda, por exemplo, a “dona Lois Lane”. Você responde com um “Hi Lois“, “Dear Lois” ou um “Dear Ms Lane“? Depende da sua formalidade. Já diz o ditado que “a virtude está no meio termo”, então costumo usar o “Dear Lois“, até mesmo para demonstrar minha informalidade brasileira. Mas sabendo que é uma pessoa importante – dia desses tratei com uma diplomata, por exemplo – vou de “Ms” sem “Miss” nem “Mrs” – porque, sinceramente, não me interessa o estado civil dela.

Outros aspectos importantes todos relatados nas principais referências que encontrei são:

Verificar a ortografia

Lembre-se sempre que seu e-mail pode ser impresso ou encaminhado para outras pessoas. Então, em consequência, seu erro absurdo vai estar lá, brilhando em neon – e sua reputação, abalada.

Preencher o assunto de forma relevante

Seja direto – e-mails com assuntos em palavras soltas “urgente”, “tradução”, “pagamento” não chamam a atenção de ninguém no mar infinito da caixa de entrada. Não vou nem entrar no mérito dos inúmeros “Re:” ou “Fwd:”. Se quiser ser lido, vá direto ao assunto desde o título, com o maior número de detalhes possível.

Atente para o nome do destinatário

Nada irrita mais alguém do que ter o nome confundido. É Marina, não Mariana. Luísa com s, não com z. E tantos outros casos. Parece bobagem, mas faz bastante diferença, acredite.